How to over denk groot en neem kleine stappen

Maat & Daad: Hoe je groot kunt denken en kleine stappen nemen

Hoe kom je tot een grote ambitie? En hoe ga je die weer klein maken?

Begrijp eerst de problemen van de huidige situatie. Als je snapt wat er nù aan de hand is, kun je je ideaal bepalen.

Om het probleem bij Maat & Daad echt te doorgronden hielden we vóór de 4-daagse cocreatie werksessie klantinterviews om de praktijkervaringen te achterhalen. In de 4-daagse cocreatie werksessie gebruikten we al het verzamelde materiaal (de wanden hingen ‘vol’). Daarbij deden we o.a. een visgraatanalyse. Dat is een Lean-tool om de diepliggende oorzaak te achterhalen.

Volgende stap was met creatief denken (Design Thinking) kijken hoe je het probleem zo gek en creatief mogelijk kon oplossen. Door het diepe inzicht in het probleem en een creatieve blik kwam het team daarna snel tot een gezamenlijke ambitie. De oplossing werd m.b.v. Agile opgebroken in kleine brokken werk, met een minimal viable product als resultaat. De voortgang werd op een Scrumbord bijgehouden. En elke stap in de oplossing werd volgens de Lean principes getoetst of deze écht waarde toevoegde voor onze klant.

Bekijk de case video Maat & Daad over de gezette processtappen door een gepassioneerd team.
Of bekijk de ‘How to’ video en download de gebruikte tools van dit principe.

Maat & Daad - processtappen en succesvolle teamvorming

Jaap de Groot en Robin Arends, teamleden van Maat & Daad, vertellen gepassioneerd hoe ze zijn gestart, welke stappen zijn genomen en waarom het team succesvol is.

Maat & Daad verbetert de dienstverlening aan medewerkers met een arbeidsbeperking binnen gemeente Amsterdam. Ze leveren daarmee een bijdrage aan de maatschappelijk belangrijke wens voor inclusie.

De stappen bij Maat & Daad:
1. De problemen werden zo groot dat de tijd rijp was voor een geheel nieuwe aanpak.
2. Naar de klant toe! In interviews werd naar ervaringen gevraagd en vooral geluisterd.
3. De 4-daagse cocreatie werksessie. Een team én de klant gingen aan de slag. Verschillende tools zijn gebruikt om tot een oplossing te komen. Daarbij gedacht vanuit de klànt i.p.v vanuit het ‘systeem’.
4. Multidisciplinair team ging aan het werk in kleine stappen problemen oplossen, direct voor de aanvragers en daarna structureel in de organisatie. En zo werken ze nog steeds met passie!

Case Maat & Daad bij gemeente Amsterdam
Hierbij wordt sinds een jaar succesvol 'wendbaar' gewerkt. Korte uitleg van het proces.
Onderdeel van de MOOC Dé pijlers onder wendbaar werken
Hoe Lean, Agile en Design Thinking elkaar versterken

'How to' - Maat & Daad - Denk groot, neem kleine stappen.

Wat zijn de eerste stappen? En zijn deze stappen klein genoeg?

In deze video vertelt coach Rita Kuppens hoe het het team met elkaar tot een grote en gedeelde ambitie kwamen. En hoe vervolgens de oplossing in steeds kleinere brokken werk opgebroken hebben zodat we er in sprints aan konden gaan werken. Steeds kleine resultaten behalen die samen de opbouw vormen om de grote ambitie te bereiken.

DOC: Ishikawa of visgraatanalyse - de manier binnen Lean om de grondoorzaak te achterhalen

Gebruik deze template bij een grondoorzakenanalyse.

DOC: Visgraatanalyse -Uitleg en achtergronden

In dit document is overzichtelijk weergegeven waar de visgraatanalayse vandaan komt en hoe je hem gebruikt. Daarnaast staan er beeldende voorbeelden in om te laten zien dat een zichtbare oorzaak vaak niet de grondoorzaak is.

DOC: De IJsberg - Breek je ambitie op in kleine brokken werk

De IJsberg is een manier om het opbreken van werk visueel te maken. En om de relatie te zien en vast te houden tussen de kleine brokken werk die je direct in een sprint kunt oppakken en de grote ambitie waar je naartoe aan het werken bent.

VIDEO: Hoe breek je grote brokken werk (epics) op (12 min)

In deze video laat Robert Smith, UX designerTeacher, aan de hand van een simpel voorbeeld dat iedereen kent (Airbnb) zien hoe je een grote Epic (grote userstory) opbreekt in kleinere brokken werk(user stories). Ook wordt uitgelegd wat een Product Backlog is. Uiteraard kun je deze manier van werken, met epics en user stories voor alle soorten projecten gebruiken, ook als het niet om software gaat.

VIDEO: Spotify - Hoe je een Agile cultuur bouwt met Scrum teams - deel 1 (13 min)

Een heldere (met tekeningen ondersteunde) uitleg hoe Spotify werkt met zelf-organiserende Scrum teams die zelfstandig werken. En hoe het werkt als je bedrijf gaat groeien, inclusief de valkuilen.

VIDEO: Spotify - Agile 'experimenteer' cultuur kweken - deel 2 (13 min)

Met een 'Minimal Lovable Product' of MVP (minimal viable product) ga je je oplossing zo snel mogelijk uitproberen (experimenteren) om te leren wat je klant ervan vindt. Om de oplossing vervolgens daarop aan te passen. Spotify legt in deze video uit hoe ze een 'experiment vriendelijke omgeving' hebben gecreëerd (hacking weeks etc) en hoe dat de innovatie van hun dienstverlening helpt. Alles ondersteund door testen, 'data-driven' besluiten in plaats van opinie georiënteerde besluiten. Maar ook eerlijk wat wél en niet werkt voor hun.

DOC: Agile - Scrum Guide Nederland (2017)

In 1995 introduceren Ken Schwaber en Jeff Sutherland de Scrum-aanpak, gebaseerd op o.a. het werk in de New Product Development Game, eigen onderzoek en werk op het gebied van empirical process control. In 2010 schrijven zij de officiële definitie van het Scrum raamwerk op in de Scrum Guide. Hierbij de Nederlandse versie uit 2017.