How to over denk groot en neem kleine stappen

Maat & Daad | Hoe je groot kunt denken en kleine stappen nemen

Hoe kom je tot een grote ambitie? En hoe ga je die weer klein maken?

Begrijp eerst de problemen van de huidige situatie. Als je snapt wat er ny aan de hand is, kun je je ideaal bepalen.

Om het probleem bij Maat & Daad echt te doorgronden hield de gemeente Amsterdam voor de vierdaagse co-creatie-werksessie klantinterviews om praktijkervaringen te achterhalen. In de vierdaagse co-creatie-werksessie gebruikten ze al het verzamelde materiaal (de wanden hingen ‘vol’). Daarbij deden ze o.a. een visgraatanalyse. Dat is een Lean-tool om de diepliggende oorzaak te achterhalen.

De volgende stap was met creatief denken (Design Thinking) kijken hoe je het probleem zo gek en creatief mogelijk kon oplossen. Door het diepe inzicht in het probleem en een creatieve blik kwam het team daarna snel tot een gezamenlijke ambitie. De oplossing werd m.b.v. Agile opgebroken in kleine brokken werk, met een minimal viable product als resultaat. De voortgang werd op een Scrumbord bijgehouden en bij elke stap in de oplossing werd volgens de Lean-principes getoetst of deze écht waarde toevoegde voor de klant.

Bekijk éérst de casevideo van Maat & Daad over de gezette processtappen door een gepassioneerd team. Kijk daarna de ‘How to’-video en download de tools om ze zelf te gebruiken.

Maat & Daad - processtappen en succesvolle teamvorming

Jaap de Groot en Robin Arends, teamleden van Maat & Daad, vertellen gepassioneerd hoe ze zijn gestart, welke stappen zijn genomen en waarom het team succesvol is.

Maat & Daad verbetert de dienstverlening aan medewerkers met een arbeidsbeperking binnen gemeente Amsterdam. Ze leveren daarmee een bijdrage aan de maatschappelijk belangrijke wens voor inclusie.

De stappen bij Maat & Daad:
1. De problemen werden zo groot dat de tijd rijp was voor een geheel nieuwe aanpak.
2. Naar de klant toe! In interviews werd naar ervaringen gevraagd en vooral geluisterd.
3. De 4-daagse cocreatie werksessie. Een team én de klant gingen aan de slag. Verschillende tools zijn gebruikt om tot een oplossing te komen. Daarbij gedacht vanuit de klànt i.p.v vanuit het ‘systeem’.
4. Multidisciplinair team ging aan het werk in kleine stappen problemen oplossen, direct voor de aanvragers en daarna structureel in de organisatie. En zo werken ze nog steeds met passie!

Case Maat & Daad bij de gemeente Amsterdam
Hierbij wordt sinds een jaar succesvol 'wendbaar' gewerkt. Een korte uitleg van het proces.
Onderdeel van de MOOC Dé pijlers onder wendbaar werken
Hoe Lean, Agile en Design Thinking elkaar versterken

'How to'-video | Maat & Daad | Denk groot en neem kleine stappen

Wat zijn de eerste stappen? En zijn deze stappen klein genoeg?

In deze video vertelt Rita Kuppens, coach Lean, Agile en Design Thinking, hoe het team met elkaar tot een grote en gedeelde ambitie kwam en hoe vervolgens de oplossing in steeds kleinere brokken werk opgebroken werd zodat het team er in sprints aan kon gaan werken. Steeds kleine resultaten behalen die samen de opbouw vormen om de grote ambitie te bereiken.

DOC | 'Ishikawa' of visgraatanalyse, de manier binnen Lean om de grondoorzaak te achterhalen

Gebruik deze template bij een grondoorzakenanalyse.

DOC | Visgraatanalyse, uitleg en achtergronden

In dit document is overzichtelijk weergegeven waar de visgraatanalyse vandaan komt en hoe je hem gebruikt. Daarnaast staan er beeldende voorbeelden in om te laten zien dat een zichtbare oorzaak vaak niet de grondoorzaak is.

DOC | De ijsberg, breek je ambitie op in kleine brokken werk

De ijsberg is een manier om het opbreken van werk visueel te maken, om de relatie te zien en vast te houden tussen de kleine brokken werk die je direct in een sprint kunt oppakken en de grote ambitie waar je naartoe aan het werken bent.

VIDEO (12 min) | Hoe breek je grote brokken werk (epics) op?

In deze video laat Robert Smith, UX designerTeacher, aan de hand van een simpel voorbeeld dat iedereen kent (Airbnb) zien hoe je een grote 'epic' (user story) opbreekt in kleinere brokken werk (user stories). Ook wordt uitgelegd wat een 'product backlog' is. Uiteraard kun je deze manier van werken, met 'epics' en 'user stories' voor alle soorten projecten gebruiken, ook als het niet om software gaat.

VIDEO (13 min) | Spotify, hoe je een Agile-cultuur bouwt met Scrumteams, deel 1

Een heldere (met tekeningen ondersteunde) uitleg over hoe Spotify werkt met zelf-organiserende Scrumteams die zelfstandig werken en hoe het werkt als je bedrijf gaat groeien, inclusief de valkuilen.

VIDEO (13 min) | Spotify, hoe je een Agile-cultuur bouwt met Scrumteams, deel 2

Met een 'minimal lovable product' of 'MVP' (minimal viable product) ga je je oplossing zo snel mogelijk uitproberen (experimenteren) om te leren wat je klant ervan vindt. Om de oplossing vervolgens daarop aan te passen. Spotify legt in deze video uit hoe ze een 'experimentvriendelijke omgeving' hebben gecreëerd (hacking weeks) en hoe dat de innovatie van hun dienstverlening helpt. Alles ondersteund door testen, 'data driven' besluiten in plaats van opinie-georiënteerde besluiten. Maar ook eerlijk wat wél en niet werkt voor hun.

DOC | Agile, Scrum-guide Nederland (2017)

In 1995 introduceren Ken Schwaber en Jeff Sutherland de 'Scrum-aanpak', gebaseerd op o.a. het werk in de 'New Product Development Game', eigen onderzoek en werk op het gebied van 'empirical process control'. In 2010 schrijven zij de officiële definitie van het 'Scrum-raamwerk' op in de 'Scrum-guide'. Hierbij de Nederlandse versie uit 2017.